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‍Cifras clave

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• Varios cientos de agencias en Francia;
• 24/7 : citas disponibles online;
• Recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS;
• 100% RGPD : solución soberana, alojada en Francia.

Resumen: un actor nacional de servicios a la persona ha implementado Agendize para gestionar las citas de sus agencias. El proyecto se llevó a cabo con Orange Business, socio de Agendize. El objetivo: convertir cada solicitud digital en una cita cualificada en la agencia o a domicilio sin sobrecargar a los equipos. El resultado es un recorrido del cliente disponible de forma ininterrumpida, recordatorios automáticos y una sincronización nativa con las herramientas existentes.

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Una red nacional en un mercado local altamente competitivo

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El sector de los servicios a la persona supera los 22.800 millones de euros en Francia en 2024, con 884 millones de horas remuneradas. El sector cuenta con cerca de 83.000 organismos declarados, una cifra que ha aumentado un 20% entre 2023 y 2024. Para una red nacional, cada solicitud de presupuesto cuenta: el particular compara rápidamente y suele elegir al primer proveedor que le responde.

Nuestro cliente es un actor nacional de servicios a la persona. Se apoya en una red de varios cientos de agencias locales y ofrece a los particulares una gama de servicios a domicilio: 

• Servicios regulares o puntuales para el día a día de los hogares;
• Intervenciones adaptadas a las necesidades de cada cliente. 

Su modelo se basa en la proximidad; la relación se construye en la agencia, por teléfono y en el domicilio del cliente. El entorno digital se ha convertido en la principal puerta de entrada. El reto consiste en conectar ambos mundos sin perder la dimensión humana del servicio.

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Transformar la intención digital en citas sin saturar las agencias

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En una red de varios cientos de agencias, la gestión de citas dependía principalmente del teléfono y del intercambio de correos electrónicos. Un modelo que alcanza rápidamente sus límites cuando aumenta el volumen de solicitudes.

Los principales retos identificados:

• Solicitudes perdidas fuera del horario de apertura : un cliente potencial que no puede reservar por la noche o el fin de semana recurre a la competencia.
• Equipos desbordados por la planificación : las llamadas, las devoluciones de llamada, las confirmaciones y los cambios de fecha consumen el tiempo de los responsables de agencia.
• Citas perdidas : sin confirmaciones ni recordatorios automáticos, las ausencias desorganizan las agendas.
• Una gestión difícil a escala de red : sin una herramienta común, la sede carece de visibilidad sobre los volúmenes y el rendimiento de cada agencia.
• Una exigencia estricta de cumplimiento : los datos personales de los clientes, a menudo recopilados en sus domicilios, deben tratarse en un marco 100 % conforme al RGPD.

Por tanto, la necesidad no se limitaba a una agenda online. Se requería una plataforma capaz de orquestar las citas de toda una red, integrada con las herramientas existentes.

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Agendize por recomendación de Orange Business

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La necesidad fue detectada por Orange Business, socio de Agendize, que puso a la red en contacto con nuestros equipos. Agendize se encargó posteriormente de toda la puesta en marcha, desde la configuración de la plataforma hasta el acompañamiento de los equipos. De este modo, la red dispone de una plataforma de orquestación omnicanal de citas, diseñada para redes multisitio. 

Este modelo responde a una gran expectativa de las redes de agencias: un socio de confianza que conoce sus retos y un proveedor especializado que se encarga del proyecto de principio a fin, ya probado con grandes cuentas de la banca, los seguros, el comercio minorista y el turismo.

«Las redes de franquicias y puntos de venta necesitan casos de uso concretos que demuestren el valor del enfoque. Con Agendize, disponemos de referencias sólidas y de una ventaja clave: ya estamos implantados en nuestros clientes con expertos dedicados que conocen los problemas sobre el terreno». Equipo comercial, Orange Business 

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Las funcionalidades de Agendize implementadas:

• Reserva de citas online 24/7 para cada agencia de la red, desde el sitio web y las fichas locales;
• Confirmaciones y recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS con opción de cancelación y reprogramación autónoma;
• Sincronización con las herramientas existentes : Microsoft 365, Teams, SSO de Microsoft, calendarios de los colaboradores y CRM;
• Visibilidad local reforzada : la reserva online mejora la presencia de cada agencia en Google;
• Paneles de control para realizar el seguimiento de la actividad por agencia y por motivo de cita.

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Un recorrido del cliente fluido, desde el clic hasta la cita

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El proceso ha sido diseñado para que un particular pueda reservar en pocos clics, a cualquier hora, en la agencia más cercana.

1. El cliente elige su agencia desde el sitio web o la ficha de Google de la agencia.
2. Selecciona el motivo (limpieza, planchado, limpieza a fondo...) y el horario disponible.
3. Recibe una confirmación inmediata, y después un recordatorio antes de la cita.
4. La agencia recibe la cita en su agenda y en su CRM, sin necesidad de volver a introducir los datos.
5. La sede central supervisa la actividad de toda la red en un único panel de control.

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Una integración pensada para la seguridad y el ecosistema informático existente

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Agendize se integra con las herramientas que ya utiliza la red sin cambiar los hábitos de los equipos:

• Calendarios y CRM sincronizados : cada cita se registra automáticamente en las herramientas de gestión;
• Una solución 100% conforme al RGPD y soberana : datos alojados en Francia, certificación ISO 27001;
• Un despliegue multisitio : cada sucursal dispone de su propia agenda con normas comunes definidas por la sede central;
• Un acompañamiento cercano : los equipos de Orange Business y Agendize se encargan de la configuración y la formación.

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Sucursales más disponibles, equipos más eficientes

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Desde su implementación, la reserva de citas online ha cambiado el día a día de las sucursales y la experiencia de los clientes.

• Ahorro de tiempo para los equipos : menos llamadas y correos electrónicos para planificar, confirmar o cambiar citas.
• Reducción de las ausencias (no-shows) : los recordatorios automáticos y la posibilidad de cancelar de forma autónoma liberan los huecos no aprovechados.
• Más clientes potenciales convertidos : las solicitudes llegan también por la noche y los fines de semana, convirtiéndose directamente en citas.
• Una mejor visibilidad local : cada agencia gana presencia en Google gracias a la reserva online.
• Gestión centralizada : la sede analiza el rendimiento agencia por agencia y ajusta los recursos.
• Cumplimiento garantizado : los datos de los clientes se procesan en un entorno seguro y 100% conforme al RGPD.

Gracias al acompañamiento deOrange Business y a la plataforma Agendize, la red cuenta con una base común para todas sus agencias, preparada para respaldar su crecimiento.

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Tres lecciones para redes de agencias y franquicias

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1. El primer proveedor que responde gana el cliente. En un mercado local, la capacidad de respuesta marca la diferencia. Ofrecer reservas ininterrumpidas permite captar las solicitudes que se pierden por teléfono.

2. La adopción requiere integración. Una herramienta que obliga a introducir datos manualmente no se utiliza. La sincronización con las agendas y el CRM permite a las agencias adoptar la solución sin cambiar sus hábitos.

3. Un socio de confianza acelera el despliegue. Apoyarse en un integrador ya presente en el ecosistema informático, como Orange Business, asegura el proyecto y reduce los plazos.

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Por qué Agendize, una plataforma diseñada para redes multisitio

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Agendize no es una simple agenda online. Es una plataforma de orquestación omnicanal que convierte la intención digital en citas cualificadas, ya sea en la agencia, por teléfono, a domicilio o por videollamada.

• Despliegue a gran escala, desde unas pocas agencias hasta varios cientos;
• Integración nativa con CRM, ERP y herramientas de negocio;
• Automatización de confirmaciones, recordatorios y seguimientos;
• Gestión en tiempo real de la actividad de la red;
• Alojamiento soberano en Francia, proveedor certificado ISO 27001 y 100% conforme al RGPD.

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30 minutos para evaluar el potencial de su red de agencias

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