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El CNM, un actor clave en el desarrollo de la música y las variedades

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El Centro Nacional de Música (CNM) es una institución pública que atiende a actores y actrices en espectáculos de música y variedades. Entre sus muchas misiones, el CNM ofrece un servicio de asesoramiento y orientación para los promotores de proyectos relacionados con la música. A través de este sistema, los asesores del CNM apoyan a los artistas y a los profesionales que los rodean en su estrategia de estructuración y desarrollo profesional.

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El desafío de concertar una cita manual se superó rápidamente

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Ante la gran demanda y el creciente volumen de solicitudes, la gestión de las citas de forma manual, por teléfono o correo electrónico no era una opción posible para los equipos de CNM. Por lo tanto, se implementó una primera solución de reservas en línea, pero resultó ser incompleta.

No permitió centralizar la información en torno a la cita ni añadir documentos o notas, elementos esenciales para un seguimiento profesional e individualizado. Los consultores también necesitaban una solución capaz de gestionar las citas «fuera de las paredes» y en terceros lugares, como teatros o salas de conciertos.

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Una plataforma completa, conectada y escalable

Tras analizar varias soluciones disponibles en el mercado, CNM eligió Agendize. Varios criterios fueron decisivos en esta elección, como el respeto por los valores de responsabilidad ecológica, el alojamiento de datos en Francia y la capacidad de Agendize para interactuar fácilmente con las herramientas existentes.

«Agendize es una solución francesa, la vertiente ecológicamente responsable y los servidores alojados en Francia [...] Al final, fueron muchos pequeños criterios los que marcaron la diferencia». Corinne Bret, gerente del servicio User Journey

Gracias a Agendize, los asesores de CNM ahora pueden:

• Centralizar toda la información relativa a las citas en un archivo de clientes;

• Agregue notas colaborativas para hacer un seguimiento entre varias entrevistas;

• Integrar la videoconferencia a través de Teams para concertar citas remotas;

• Definir los diferentes tipos de usuarios mediante etiquetas de acuerdo con los criterios definidos internamente;

Todo ello sin salir nunca de su entorno de trabajo habitual.

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Resultados concretos de los primeros meses

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Desplegada en enero de 2022 tras el inicio de una fase de implementación en octubre de 2021, la solución Agendize fue adoptada gradualmente por otros servicios del CNM.

Hoy en día, las citas solo son accesibles desde el área profesional segura del sitio del CNM, lo que permite precalificación por adelantado. Se ofrecen seis temas de asesoramiento para reservar, en persona o de forma remota.

«Agendize fue una gran herramienta para nosotros porque nos permite coordinarnos a través de un archivo de clientes, tomar notas y poder seguir [...] Como parte del desarrollo del artista, estas famosas notas son muy importantes para nosotros».

Uno de los consultores lleva a cabo todas sus citas de forma remota con una franja horaria típica de 30 minutos y un descanso de 15 minutos entre cada cita. para mantener la flexibilidad. En caso de solicitud urgente, se pueden añadir espacios adicionales con unos pocos clics desde el back office.

¿Y mañana? El departamento de TI de CNM planea integrar pronto una API para automatizar la exportación y compilación de informes de actividad mensuales.

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