Das National Music Center digitalisiert seine Terminpläne mit Agendize
Seit seiner Gründung im Jahr 2020 musste sich das National Music Center (CNM) einer starken Nachfrage von Musikfachleuten stellen. Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, musste das CNM eine moderne Lösung finden, um die Verwaltung von Terminanfragen zu automatisieren? Mit Agendize entschied sich das CNM für eine französische, sichere Lösung, die perfekt in seine Tools integriert war. Sie ermöglichte es, die Terminplanung zu automatisieren, Folgeinformationen zu zentralisieren und die Koordination zwischen den Beratern zu optimieren. Das Ergebnis ist ein vereinfachter, effizienterer Prozess, der an die Bedürfnisse der Einrichtung und ihrer Nutzer angepasst ist.
Das CNM, ein wichtiger Akteur in der Entwicklung von Musik und Varietäten
Das National Music Center (CNM) ist eine öffentliche Einrichtung, die Schauspielern und Schauspielerinnen in Musik- und Varietéshows dient. Zu seinen zahlreichen Aufgaben gehört auch, dass das CNM einen Beratungs- und Beratungsdienst für Veranstalter musikbezogener Projekte anbietet. Über dieses System unterstützen die Berater von CNM Künstler und die sie umgebenden Fachkräfte bei ihrer professionellen Strukturierungs- und Entwicklungsstrategie.
Die Herausforderung, einen manuellen Termin zu vereinbaren, wurde schnell übertroffen
Angesichts der hohen Nachfrage und des wachsenden Anfragevolumens war die manuelle Verwaltung von Terminen per Telefon oder E-Mail für CNM-Teams keine mögliche Option. Daher wurde eine erste Online-Reservierungslösung eingeführt, die sich jedoch als unvollständig erwies.
Es war nicht möglich, Informationen rund um den Termin zu zentralisieren oder Dokumente oder Notizen hinzuzufügen, die für eine professionelle und individuelle Nachverfolgung unerlässlich sind. Die Berater benötigten außerdem eine Lösung, mit der Termine „außerhalb der Mauern“ und an dritten Orten wie Theatern oder Konzertsälen verwaltet werden konnten.
Eine vollständige, vernetzte und skalierbare Plattform
Nach der Analyse verschiedener auf dem Markt verfügbarer Lösungen entschied sich CNM für Agendize. Bei dieser Wahl waren mehrere Kriterien ausschlaggebend, wie die Achtung der Werte der Umweltverantwortung, das Datenhosting in Frankreich und die Fähigkeit von Agendize, sich problemlos mit bestehenden Tools zu verbinden.
„Agendize ist eine französische Lösung, die umweltbewusste Seite und die in Frankreich gehosteten Server [...] Am Ende waren es viele kleine Kriterien, die den Unterschied ausmachten.“ Corinne Bret, Servicemanagerin für User Journey
Dank Agendize können CNM-Berater jetzt:
• Zentralisieren Sie alle Informationen zu Terminen in einer Kundendatei;
• Fügen Sie kollaborative Notizen hinzu, um mehrere Interviews weiterzuverfolgen;
• Integrieren Sie Videokonferenzen über Teams, um Termine aus der Ferne zu vereinbaren;
• Definieren Sie die verschiedenen Benutzertypen mithilfe von Tags gemäß intern definierten Kriterien;
Und das alles, ohne jemals das gewohnte Arbeitsumfeld zu verlassen.
Konkrete Ergebnisse aus den ersten Monaten
Die Agendize-Lösung wurde im Januar 2022 nach Beginn einer Implementierungsphase im Oktober 2021 eingeführt und schrittweise von anderen Diensten innerhalb des CNM übernommen.
Heute sind Termine nur über den sicheren professionellen Bereich der CNM-Website zugänglich, was ermöglicht Vorqualifikation im Voraus. Sechs Beratungsthemen werden zur Buchung angeboten, persönlich oder aus der Ferne.
„Agendize war ein großartiges Tool für uns, weil es uns ermöglicht, uns anhand einer Kundendatei zu koordinieren, Notizen zu machen und verfolgen zu können [...] Im Rahmen der Entwicklung des Künstlers sind diese berühmten Notizen für uns sehr wichtig.“
Einer der Berater führt alle seine Termine aus der Ferne mit einem typischen Zeitfenster von 30 Minuten und einer Pause von 15 Minuten zwischen den einzelnen Terminen durch. um die Flexibilität zu erhalten. Im Falle einer dringenden Anfrage können zusätzliche Slots mit wenigen Klicks vom Backoffice aus hinzugefügt werden.
Und morgen? Die IT-Abteilung von CNM plant, in Kürze eine API zu integrieren, um den Export und die Zusammenstellung monatlicher Aktivitätsberichte zu automatisieren.
toutes nos Études de cas
BIETEN SIE EINEN SCHNELLEREN UND EFFEKTIVEREN AUSTAUSCH AN!
