Privacy Policy.

Date of last modification: October 21, 2025

1. preamble

Im Rahmen ihrer Tätigkeit erhebt und verarbeitet Agendize Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem geänderten Datenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um Ihren Bedürfnissen und Anfragen gerecht zu werden. Dieses Dokument soll die Grundsätze und Verpflichtungen von Agendize im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten erläutern. Es soll Sie insbesondere informieren über:

die personenbezogenen Daten, die Agendize erhebt, und die Gründe für diese Erhebungen
How your Personal Data will be used
Your rights as a person concerned by our data processing.

2. What is the scope of this policy?

Die Richtlinie betrifft jede natürliche Person, die mit Agendize in Verbindung steht.

3. Who is the Data Controller of your personal data?

The person responsible for processing personal data is:

Agendize
33 Rue de la République, 69002 Lyon, France
R.C.S Lyon 449 162 403

4. How Agendize implements Personal Data Protection

Agendize meets the following obligations:

Den Schutz personenbezogener Daten von Beginn der Projekte an zu integrieren: "Privacy by Design"

Agendize verpflichtet sich, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Privatsphäre bereits bei der Gestaltung der Ihnen angebotenen Dienste zu berücksichtigen, und ermöglicht es so, die Risiken einer Nichteinhaltung der Grundsätze der DSGVO und des geänderten Datenschutzgesetzes zu minimieren. Daher werden für die Verarbeitung personenbezogener Daten angemessene und verhältnismäßige technische und organisatorische Maßnahmen im Hinblick auf den von Agendize mit der vorgesehenen Verarbeitung verfolgten Zweck ergriffen. Die Anwendung dieses Grundsatzes ermöglicht es zudem, präventive Maßnahmen zur Begrenzung der mit personenbezogenen Daten verbundenen Risiken umzusetzen.

Den höchstmöglichen Schutz personenbezogener Daten standardmäßig zu gewährleisten: "Privacy by Default"

Agendize setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen um, um sicherzustellen, dass standardmäßig eine optimale Sicherheit der Verarbeitung organisiert und umgesetzt wird.

5. Welche Verarbeitungen, Zwecke, Rechtsgrundlagen und erhobenen Daten sind von dieser Richtlinie betroffen?

Agendize erhebt und verarbeitet Daten zu den nachstehend beschriebenen oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegebenen Zwecken.

Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Support & Customer Care
Management of interactions with Agendize support / Support registration	Tracking after-sales service requests submitted by customers to professional services Providing a solution to the customer's issue or request	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Support request tracking / Ticket opening or contact request	Providing a solution to the customer's issue or request	Contract or pre-contractual measures Consent	Identification data Professional life data
Customer project management	Delivery of agreed deliverables to the customer Definition and monitoring of services provided to customers by professional services	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Data Processing
Customer satisfaction survey	Providing customer and prospect feedback to Agendize's clients for their own continuous service improvement	Consent	Identification data Connection data
Log retention	Customer support when an issue is encountered Analysis of incidents and security events potentially causing data loss, modification or leakage	Legitimate interest	Identification data Connection data
Agenda – Appointment scheduling	Appointment booking with the customer by the end user	Contract or pre-contractual measures Consent	Identification data Professional life data
Customer history (platform usage)	Supporting customers on technical support requests related to their accounts or statistical visualization of the tool	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Marketing campaigns (SMS and emails)	Communication of information and promotional offers by the customer	Consent Legitimate interest	Identification data
Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Product
Management of customer / prospect reviews	Continuous improvement of our services	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Sales
Contact request tracking	Connecting prospects with Agendize sales teams	Contract or pre-contractual measures	Identification data
AI Chatbot interaction management	- Enable visitors to interact with the chatbot to obtain information about the solution offered by the company. - Identify the visitor's expressed need in order to provide an appropriate response or relevant demonstration. - Collect the information required to organise a demonstration of the solution. - Enable the scheduling of an appointment with a company representative	Legitimate interest	- Identification data - Connection data - Appointment-related data
Commercial proposal or quote	Sending a commercial proposal or quote to a prospect	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Agendize solution discovery	Demonstration of the Agendize solution	Contract or pre-contractual measures	Identification data Connection data
Prospect management	Development and management of a potential commercial relationship with contacts and individuals interested in the services provided by Agendize	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Customer management	Ensuring the monitoring, development and management of the commercial relationship with customers	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Marketing
Cookie management	Tracking website activity and attractiveness	Consent	Connection data
Ebook / white paper download	Enabling the download of the ebook or white paper Promoting the tool and its updates Expanding the prospecting contact base	Consent	Identification data
Newsletter, communications	Promotion of the tool and its updates	Consent Legitimate interest	Identification data
Human Resources
Recruitment management	Identifying, assessing and selecting candidates to fill vacant positions Managing received applications (CVs, cover letters, etc.) Organising the stages of the recruitment process (interviews, tests, etc.) Building a CV database	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data

6. Who may your Personal Data be communicated to?

Die erhobenen Daten sind für Agendize bestimmt. Ihre Daten können je nach betroffener Verarbeitung übermittelt oder weitergegeben werden:

To the relevant internal departments of Agendize;
An Empfänger außerhalb von Agendize: Ihre personenbezogenen Daten dürfen nur an befugte Empfänger und in dem zur Erreichung der in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlichen Umfang weitergegeben werden. Dazu können technische Dienstleister, Vertragspartner oder fachliche Berater gehören, die in unserem Auftrag handeln und einer vertraglichen Verschwiegenheits- und Sicherheitsverpflichtung unterliegen.

Diese Dienstleister sind Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO, weshalb die Daten ihnen im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags zugänglich sind, der sie zur Einhaltung der Grundsätze dieser Datenschutzrichtlinie verpflichtet. Wenn Sie eine Liste der Auftragsverarbeiter von Agendize erhalten möchten, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden unter: dpo@Agendize.com

An "befugte Dritte", d. h. zuständige Behörden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder um berechtigten Anfragen nachzukommen, insbesondere im Rahmen von Gerichtsverfahren, gesetzlichen Verpflichtungen oder Anfragen von Behörden.

Ihre Daten werden unter keinen Umständen ohne Ihre vorherige Einwilligung an Dritte zu kommerziellen Zwecken übermittelt, verkauft oder vermietet.

7. Können Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden?

Agendize führt den Großteil der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dem Gebiet der Europäischen Union (EU) durch. Im Falle von Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb der EU stellt Agendize sicher, dass diese Übermittlungen durch einen Angemessenheitsbeschluss oder durch geeignete Garantien gemäß den Artikeln 45 und 46 der DSGVO geregelt sind.

8. How long is your Personal Data stored for?

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach der durchgeführten Verarbeitung. Agendize verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufzubewahren als für die Erbringung der Leistung und somit für Ihre Nutzung des Dienstes erforderlich, zuzüglich der durch die geltenden Verjährungsregeln vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist.

Data Processing	Retention Period
Data Processing	Active Database	Intermediate Archiving
Sales
Contact request tracking	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
AI Chatbot interaction management	2 weeks from the interaction with the Chatbot
Agendize solution discovery	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Commercial proposal or quote	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract - Accounting data: 10 years from the close of the financial year
Prospect management	- 2 years after last contact
Customer management	- Duration of contract	- Duration of contract - 5 years after end of contract - Accounting data: 10 years from the close of the financial year
Marketing
Cookie management	- Cookies: 90 days
Ebook / white paper download	- Customer: duration of contract - Prospect: 2 years after last contact	- Customer: 2 years after end of contract
Newsletter, communications	- Customer: duration of contract - Prospect: 2 years after last contact	- Customer: 2 years after end of contract
Product
Customer / prospect review management	2 years
Support & Customer Care
Management of interactions with Agendize support / Support registration	Duration of contract	2 years after end of contract
Support request tracking / Ticket opening or contact request	Duration of contract	2 years after end of contract
Customer project management	Duration of contract	2 years after end of contract
Data Processing
Customer / prospect history	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Appointment scheduling management – calendar	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Marketing campaigns (SMS and emails)	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Click to call	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Digital waiting queue	Immediate deletion upon customer reception after their queue
Customer satisfaction survey	Customer satisfaction survey
Log retention	One year
Human Resources
Recruitment management	- Candidates: 2 years after last contact - Employee: duration of employment contract	- Employee: 5 years after end of employment contract

9. How is your Personal Data protected?

Agendize verpflichtet sich, alle Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass diese beschädigt, gelöscht oder von unbefugten Dritten eingesehen werden. Nur befugte Personen können auf die Daten zugreifen. Das Personal von Auftragsverarbeitern wird beim Zugriff auf die Datenserver stets von einem Mitarbeitenden von Agendize und/oder der Abteilung für Informationssysteme (DSI) begleitet und beaufsichtigt. Wir verbessern unsere Sicherheitsverfahren mit der Weiterentwicklung der Technologien kontinuierlich, um ein Höchstmaß an Schutz aufrechtzuerhalten. Unser Personal und das unserer Auftragsverarbeiter, das Zugriff auf personenbezogene Daten hat, unterliegt vertraglich einer Verschwiegenheitspflicht. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört die Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten auf ausschließlich befugte Personen mit einem berechtigten Interesse an deren Kenntnis. Darüber hinaus stellt Agendize im Falle eines Sicherheitsvorfalls, der Ihre personenbezogenen Daten betrifft (Zerstörung, Verlust, Veränderung oder Offenlegung), sicher, dass es seiner Pflicht zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, insbesondere an die CNIL, nachkommt.

10. What are your rights to your Personal Data?

Sie haben das Recht, gegenüber Agendize jederzeit die in den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten vorgesehenen Rechte auszuüben, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind und je nach Grundlage der Verarbeitung der betroffenen Daten:

Auskunftsrecht: Sie können die Mitteilung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, die von Agendize auf Grundlage Ihrer Einwilligung, der Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, einer gesetzlichen Verpflichtung, der Erfüllung Ihres Vertrags oder des berechtigten Interesses von Agendize verarbeitet werden;
Recht auf Berichtigung: Sie können Ihre personenbezogenen Daten aktualisieren oder die von Agendize verarbeiteten personenbezogenen Daten berichtigen lassen, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, der Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, einer gesetzlichen Verpflichtung, der Erfüllung Ihres Vertrags oder des berechtigten Interesses von Agendize;
Widerspruchsrecht: Sie können Ihren Wunsch äußern, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet werden, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Sie widerrufen Ihre Einwilligung) oder auf der Vertragserfüllung (vertragliche Widerrufsklausel) beruht, sowie im Falle einer Verarbeitung, die im berechtigten Interesse von Agendize erfolgt. Sie können jedoch keinen Widerspruch gegen eine Verarbeitung einlegen, die im Rahmen einer Agendize obliegenden gesetzlichen Verpflichtung oder im Rahmen der Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erfolgt, die zwingende und berechtigte Gründe aufweist, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen;
Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Sie widerrufen Ihre Einwilligung) oder auf der Vertragserfüllung (vertragliche Verzichtsklausel) beruht, sowie im Falle einer Verarbeitung, die im berechtigten Interesse von Agendize erfolgt. Andererseits können Sie nicht die Löschung von Daten aus einer Verarbeitung verlangen, die im Rahmen einer gesetzlichen Verpflichtung oder der Erfüllung einer Agendize obliegenden Aufgabe im öffentlichen Interesse erfolgt;
Recht auf Einschränkung: Sie können die Aussetzung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, die auf Ihrer Einwilligung, einer gesetzlichen Verpflichtung, der Vertragserfüllung oder dem berechtigten Interesse von Agendize beruht, wenn Sie einen laufenden Antrag auf Berichtigung, Löschung oder Widerspruch haben oder wenn Sie die Verarbeitung für unrechtmäßig halten;
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Agendize bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten, um darüber zu verfügen, jedoch nur, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags beruht. Sie können das Recht auf Datenübertragbarkeit nicht in Anspruch nehmen, wenn die Verarbeitung im Rahmen einer gesetzlichen Verpflichtung, der Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder des berechtigten Interesses von Agendize erfolgt.

11. How to exercise your rights over your Personal Data?

Bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten wird Ihnen die (Post- und/oder E-Mail-)Adresse mitgeteilt, an die Sie Ihren Antrag auf Ausübung Ihrer Rechte richten können. Jeder Antrag, der in einem Rahmen gestellt wird, der es nicht ermöglicht, einen Zweifel an der Identität des Antragstellers auszuräumen, muss von einer Kopie eines Identitätsnachweises begleitet werden. Agendize verpflichtet sich, auf Ihre Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte so schnell wie möglich und spätestens innerhalb eines (1) Monats nach Eingang Ihres Antrags zu antworten, sofern die Ausübung dieser Rechte die Erfüllung des Vertrags oder die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen nicht beeinträchtigt. Gegebenenfalls kann diese Frist im Falle von Komplexität und/oder einer großen Anzahl von Anträgen um zwei (2) Monate verlängert werden. Agendize erfüllt seine Verpflichtungen im Bereich des Schutzes, der Sicherheit und der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten der Nutzer und hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie können unseren Datenschutzbeauftragten auf folgende Weise kontaktieren:

Mailing address: AGENDIZE SAS Legal Department: 12 rue Bégand, 10000 Troyes, France
E-Mail: dpo@agendize.com

Darüber hinaus haben Sie weiterhin die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der CNIL einzureichen, indem Sie Ihre Anfragen auf der Website senden:
https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte

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