Privacy Policy.

Date of last modification: October 21, 2025

1. preamble

En el marco de sus actividades, Agendize recopila y trata sus Datos Personales de conformidad con la Ley de Protección de Datos

Los Datos Personales que Agendize recopila y los motivos de dichas recopilaciones
How your Personal Data will be used
Your rights as a person concerned by our data processing.

2. What is the scope of this policy?

La Política se aplica a cualquier persona física en relación con Agendize.

3. Who is the Data Controller of your personal data?

The person responsible for processing personal data is:

Agendize
33 Rue de la République, 69002 Lyon, France
R.C.S Lyon 449 162 403

4. How Agendize implements Personal Data Protection

Agendize meets the following obligations:

Integrar la protección de los datos personales desde el inicio de los proyectos: «Privacy by Design»

Agendize se compromete a tener en cuenta la protección de sus Datos Personales y de su privacidad al diseñar los servicios.

Agendize implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas con el fin de garantizar que, por defecto, se organice e implemente una seguridad óptima del tratamiento.

Agendize implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas con el fin de garantizar que, por defecto, se organice el tratamiento óptimo de sus Datos Personales.

5. ¿Cuáles son los tratamientos, finalidades, bases jurídicas y datos recopilados a los que se refiere esta política?

Agendize recopila y trata datos para las finalidades descritas a continuación o especificadas en el momento de la recopilación.

Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Support & Customer Care
Management of interactions with Agendize support / Support registration	Tracking after-sales service requests submitted by customers to professional services Providing a solution to the customer's issue or request	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Support request tracking / Ticket opening or contact request	Providing a solution to the customer's issue or request	Contract or pre-contractual measures Consent	Identification data Professional life data
Customer project management	Delivery of agreed deliverables to the customer Definition and monitoring of services provided to customers by professional services	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Data Processing
Customer satisfaction survey	Providing customer and prospect feedback to Agendize's clients for their own continuous service improvement	Consent	Identification data Connection data
Log retention	Customer support when an issue is encountered Analysis of incidents and security events potentially causing data loss, modification or leakage	Legitimate interest	Identification data Connection data
Agenda – Appointment scheduling	Appointment booking with the customer by the end user	Contract or pre-contractual measures Consent	Identification data Professional life data
Customer history (platform usage)	Supporting customers on technical support requests related to their accounts or statistical visualization of the tool	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data
Marketing campaigns (SMS and emails)	Communication of information and promotional offers by the customer	Consent Legitimate interest	Identification data
Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Product
Management of customer / prospect reviews	Continuous improvement of our services	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Sales
Contact request tracking	Connecting prospects with Agendize sales teams	Contract or pre-contractual measures	Identification data
AI Chatbot interaction management	- Enable visitors to interact with the chatbot to obtain information about the solution offered by the company. - Identify the visitor's expressed need in order to provide an appropriate response or relevant demonstration. - Collect the information required to organise a demonstration of the solution. - Enable the scheduling of an appointment with a company representative	Legitimate interest	- Identification data - Connection data - Appointment-related data
Commercial proposal or quote	Sending a commercial proposal or quote to a prospect	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Agendize solution discovery	Demonstration of the Agendize solution	Contract or pre-contractual measures	Identification data Connection data
Prospect management	Development and management of a potential commercial relationship with contacts and individuals interested in the services provided by Agendize	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Customer management	Ensuring the monitoring, development and management of the commercial relationship with customers	Contract or pre-contractual measures	Identification data
Processing Register	Purposes	Legal Basis	Data Collected
Marketing
Cookie management	Tracking website activity and attractiveness	Consent	Connection data
Ebook / white paper download	Enabling the download of the ebook or white paper Promoting the tool and its updates Expanding the prospecting contact base	Consent	Identification data
Newsletter, communications	Promotion of the tool and its updates	Consent Legitimate interest	Identification data
Human Resources
Recruitment management	Identifying, assessing and selecting candidates to fill vacant positions Managing received applications (CVs, cover letters, etc.) Organising the stages of the recruitment process (interviews, tests, etc.) Building a CV database	Contract or pre-contractual measures	Identification data Professional life data

6. Who may your Personal Data be communicated to?

Los datos recopilados están destinados a Agendize. Sus datos pueden ser transmitidos o comunicados según el tratamiento considerado.

To the relevant internal departments of Agendize;
A destinatarios externos a Agendize: sus datos personales solo podrán comunicarse a destinatarios autorizados y dentro del marco estrictamente necesario para cada operación.

Estos proveedores de servicios son encargados del tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD

A «terceros autorizados», es decir, las autoridades competentes cuando lo exija la ley o para responder a solicitudes legítimas, en particular en el marco de procedimientos judiciales, obligaciones legales o solicitudes de las autoridades públicas.

En ningún caso sus datos se transfieren, venden o alquilan a terceros con fines comerciales sin su consentimiento previo.

7. ¿Pueden transferirse sus Datos Personales fuera de la Unión Europea?

Agendize realiza la mayor parte del tratamiento de sus datos personales en el territorio de la Unión Europea (UE).

8. How long is your Personal Data stored for?

La duración de conservación de sus Datos Personales depende del tratamiento realizado.

Data Processing	Retention Period
Data Processing	Active Database	Intermediate Archiving
Sales
Contact request tracking	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
AI Chatbot interaction management	2 weeks from the interaction with the Chatbot
Agendize solution discovery	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Commercial proposal or quote	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract - Accounting data: 10 years from the close of the financial year
Prospect management	- 2 years after last contact
Customer management	- Duration of contract	- Duration of contract - 5 years after end of contract - Accounting data: 10 years from the close of the financial year
Marketing
Cookie management	- Cookies: 90 days
Ebook / white paper download	- Customer: duration of contract - Prospect: 2 years after last contact	- Customer: 2 years after end of contract
Newsletter, communications	- Customer: duration of contract - Prospect: 2 years after last contact	- Customer: 2 years after end of contract
Product
Customer / prospect review management	2 years
Support & Customer Care
Management of interactions with Agendize support / Support registration	Duration of contract	2 years after end of contract
Support request tracking / Ticket opening or contact request	Duration of contract	2 years after end of contract
Customer project management	Duration of contract	2 years after end of contract
Data Processing
Customer / prospect history	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Appointment scheduling management – calendar	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Marketing campaigns (SMS and emails)	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Click to call	- Prospect: 2 years after last contact - Customer: duration of contract	- Customer: 5 years after end of contract
Digital waiting queue	Immediate deletion upon customer reception after their queue
Customer satisfaction survey	Customer satisfaction survey
Log retention	One year
Human Resources
Recruitment management	- Candidates: 2 years after last contact - Employee: duration of employment contract	- Employee: 5 years after end of employment contract

9. How is your Personal Data protected?

Agendize se compromete a adoptar todas las medidas para garantizar la seguridad y la confidencialidad de sus Datos Personales.

10. What are your rights to your Personal Data?

Tiene derecho a ejercer ante Agendize en cualquier momento los derechos previstos por la normativa vigente aplicable a la protección de datos.

Derecho de acceso: puede obtener la comunicación de sus Datos Personales tratados por Agendize.
Derecho de rectificación: puede actualizar sus Datos Personales o solicitar que se rectifiquen.
Derecho de oposición: puede expresar su deseo de que sus Datos Personales dejen de ser tratados en caso de que el tratamiento se base en su consentimiento (usted retira su consentimiento) o en la ejecución contractual (cláusula de retirada del contrato), así como en el caso de tratamientos realizados en interés legítimo de Agendize. No obstante, no puede oponerse a los tratamientos realizados en el marco de una obligación legal que incumba a Agendize o en el contexto de la ejecución de una misión de servicio público que presente motivos imperiosos y legítimos que prevalezcan sobre sus derechos y libertades;
Derecho de supresión: puede solicitar la eliminación de sus Datos Personales, sin perjuicio del plazo de conservación legal, en caso de que el tratamiento se base en su consentimiento (usted retira su consentimiento) o en la ejecución contractual (cláusula de renuncia del contrato), así como en el caso de tratamientos realizados en interés legítimo de Agendize. En cambio, no puede solicitar la eliminación de los datos de tratamientos realizados en el marco de una obligación legal o de la ejecución de una misión de servicio público que incumba a Agendize;
Derecho de limitación: puede solicitar la suspensión del tratamiento de sus Datos Personales basado en su consentimiento, una obligación legal, la ejecución contractual o el interés legítimo de Agendize si tiene una solicitud en curso de rectificación, supresión u oposición, o si considera que el tratamiento es ilícito;
Derecho de portabilidad: puede solicitar a Agendize recuperar sus Datos Personales para disponer de ellos únicamente si el tratamiento se basa en su consentimiento o en la ejecución de un contrato. No puede beneficiarse del derecho de portabilidad en caso de que el tratamiento se realice en el contexto de una obligación legal, la ejecución de una misión de servicio público o el interés legítimo de Agendize.

11. How to exercise your rights over your Personal Data?

Al recopilar sus Datos Personales, se le facilita la dirección (postal o electrónica) a la que enviar su solicitud para ejercer sus derechos. Toda solicitud presentada en un marco que no permita despejar una duda sobre la identidad del solicitante deberá ir acompañada de una copia de un documento de identidad. Agendize se compromete a responder a sus solicitudes de ejercicio de derechos lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un (1) mes desde la recepción de su solicitud, y siempre que el ejercicio de estos derechos no afecte a la ejecución del contrato ni al cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias. En caso necesario, este plazo podría prorrogarse dos (2) meses en caso de complejidad o de un gran número de solicitudes. Agendize cumple con sus obligaciones en materia de protección, seguridad y confidencialidad de los datos personales de los usuarios y ha designado a un Delegado de Protección de Datos. Puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos de la siguiente manera:

Mailing address: AGENDIZE SAS Legal Department: 12 rue Bégand, 10000 Troyes, France
Email: dpo@agendize.com

Además, sigue teniendo la posibilidad de presentar una reclamación ante la CNIL enviando sus solicitudes en el sitio: https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte

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