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Das Kundenprofil: Ein nationaler Einzelhändler mit anspruchsvoller B2B-Sparte

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Unser Kunde ist ein großer Einzelhändler mit zahlreichen Standorten und einem dichten Filialnetz im gesamten Land. Seine B2B-Sparte bedient einen vielfältigen Kundenstamm: Kommunen, Bildungseinrichtungen, Vereine, Clubs und Unternehmen. Das Unternehmen bietet einen Katalog mit mehreren tausend Artikeln aus verschiedensten Produktwelten an und vertreibt bekannte Marken, um den spezifischen Anforderungen jeder Kundenorganisation gerecht zu werden.

Dieses B2B-Geschäft basiert auf einem anspruchsvollen Modell: maßgeschneiderte Bestellungen, je nach Kunde variierende Volumina und eine Logistik, die trotz der Vielzahl an Ansprechpartnern, Lieferorten und den individuellen Vorgaben der Lieferanten reibungslos funktionieren muss.

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Die Herausforderung: Ein B2B-Netzwerk in großem Maßstab agil koordinieren

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Hinter dem besonders umfangreichen und vielfältigen Angebot muss die Sparte eine anspruchsvolle Logistikkette steuern, die auf eine heterogene B2B-Kundschaft von kleinen Strukturen bis hin zu nationalen Großkunden zugeschnitten ist. Diese Organisation stützt sich auf die Koordination von über hundert exklusiven Lieferanten, von denen jeder eigene Verfügbarkeitsvorgaben, feste Ansprechpartner und spezifische Lieferbedingungen hat.

Vor der Einführung von Agendize erfolgte die Terminplanung mit Lieferanten und Dienstleistern hauptsächlich per E-Mail, und die Zeitplanung wurde komplett manuell verwaltet. Jede Terminvereinbarung erforderte mehrere Rückfragen, um Verfügbarkeiten zu bestätigen, freie Zeitfenster im Lager zu prüfen oder bei unvorhergesehenen Ereignissen umzuplanen.

Diese mangelnde Zentralisierung führte zu mehreren wiederkehrenden Problemen:

• Mangelnde Echtzeit-Transparenz über die Verfügbarkeiten der Teams und Empfangsstandorte;
• Eine teils veraltete Organisation, die von der Verfügbarkeit weniger Schlüsselpersonen abhing;
• Hoher Zeitverlust durch repetitive administrative Aufgaben mit geringer Wertschöpfung;
• Risiko von Koordinationsfehlern (doppelte Buchungen, Versäumnisse, über mehrere Postfächer verstreute Informationen).

Mit zunehmender Anzahl an Lieferanten und Standorten wurden diese Reibungspunkte zu einer direkten Bremse für die gesamte logistische Leistungsfähigkeit.

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Das Ziel: Die Lieferantenlogistik einfach und effizient steuern

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Für diesen B2B-Bereich ging es nicht nur darum, einen digitalen Terminkalender einzuführen, sondern den gesamten Koordinationsprozess mit den Lieferanten zu orchestrieren: Anfragen zu zentralisieren, die Planung zuverlässiger zu gestalten und diese Abläufe mit den bestehenden Geschäftssystemen zu verknüpfen, ohne den Arbeitsalltag der Teams zu verkomplizieren.

Die Integration unseres Planungstools Agendize markierte einen echten Wendepunkt für die logistische Organisation dieser B2B-Sparte. Unsere Lösung ist nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden und ermöglicht es, die gesamte Terminvereinbarung mit Lieferanten zu zentralisieren und zu automatisieren. Dank einer einfachen, intuitiven und flüssigen Benutzeroberfläche genügen nun wenige interne Lizenzen, um Einsätze effizient in Echtzeit zu planen, zu verfolgen und zu koordinieren.

Die native Synchronisation mit den vorhandenen Geschäftstools sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Lagerpersonal, Dienstleistern und internen Teams. Schluss mit dem Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Plattformen oder E-Mail-Postfächern: Jeder greift sofort auf die wesentlichen Daten in einer einheitlichen Umgebung zu, in der Zeitfenster, Status und Terminhistorien für alle Beteiligten transparent sind.

Dieser Ansatz der Omnichannel-Orchestrierung, das Herzstück der Agendize-Positionierung, führt verschiedene Kontaktkanäle – wie Lieferantenanfragen, interne Planung und Echtzeit-Updates – in einer zentralen Steuerungseinheit zusammen, anstatt auf isolierte Insellösungen zu setzen.

Diese Prozessvereinfachung steigert nicht nur die Produktivität der Teams, sondern bietet auch eine nahtlose Nutzererfahrung, die für alle Beteiligten – interne Teams, Dienstleister und Lieferanten – für mehr Effizienz im Arbeitsalltag sorgt.

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Die Ergebnisse: Ein echter Produktivitäts- und Entlastungsschub

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Seit der Einführung der Agendize-Lösung profitieren die Teams dieser B2B-Sparte von einer signifikanten Zeitersparnis von schätzungsweise über 70 Stunden pro Jahr. Dieser Gewinn resultiert direkt aus der Automatisierung der Terminvereinbarung, die nicht mehr manuell bearbeitet werden muss, da Anfragen nun zentral über die Agendize-Konsole erfasst und geplant werden.

Diese Arbeitsweise vermeidet zeitraubende E-Mail-Korrespondenz, reduziert Koordinationsfehler und beschleunigt die Terminvergabe. So gewinnen die Teams wertvolle Zeit zurück, die sie in Aufgaben mit höherer Wertschöpfung investieren können, wie etwa Analysen, strategische Koordination oder Qualitätskontrolle.

Über die Zeitersparnis hinaus ermöglicht die Lösung eine flüssigere Planung, eine bessere Vorhersehbarkeit der Wareneingänge und eine flexiblere logistische Organisation – ein entscheidender Vorteil bei Aktivitätsspitzen oder stark saisonabhängigen Bestellungen.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der guten Integration in die bestehenden Systeme erfolgte die Akzeptanz durch die Teams schnell und ohne aufwendige Change-Management-Prozesse oder intensive Schulungen. Diese einfache Handhabung war ein Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Rollout, selbst in einem Multi-Site-Umfeld, in dem die Teams vor Ort unterschiedliche Anforderungen und digitale Vorkenntnisse haben.

Schließlich stärkt die zentrale Verwaltung von über 100 exklusiven Lieferanten die globale Koordination und erhöht die Zuverlässigkeit der täglichen Abläufe: weniger Unvorhergesehenes, eine bessere Planung der eingehenden Warenströme und eine B2B-Lieferkette, die widerstandsfähiger gegenüber Nachfrageschwankungen ist.

Zusammenfassend sind dies die wichtigsten Vorteile:

• Eine geschätzte Zeitersparnis von über 70 Stunden pro Jahr allein bei der Verwaltung von Lieferantenterminen;
• Zentralisierung der Koordination mit über 100 exklusiven Lieferanten über einen einzigen Steuerungspunkt;
• Reduzierung von Planungsfehlern und redundanter E-Mail-Kommunikation;
• Bessere Vorhersehbarkeit der Wareneingänge und flexiblere logistische Organisation;
• Kurze Einarbeitungszeit dank intuitiver Benutzeroberfläche ohne aufwendige Schulungen.
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Kundenstimme

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„Es ist ein gut integriertes und leistungsstarkes Tool, das sich nahtlos in unsere Organisation einfügt. Das ist sehr positiv, denn es zeigt, dass es so effizient arbeitet, dass wir uns nicht einmal darum kümmern müssen.“

Leiter Logistikbetrieb, B2B-Sparte eines großen Einzelhandelsunternehmens

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Warum dieser Fall den Agendize-Ansatz verdeutlicht

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Dieser Anwendungsfall zeigt konkret, was Agendize von einem einfachen Terminbuchungstool unterscheidet: Unsere Plattform orchestriert sämtliche Planungsinteraktionen (Lieferanten, Dienstleister, interne Teams) durch eine native Integration in bestehende IT-Systeme – und das für ein gesamtes Netzwerk mit mehreren Standorten. Genau diese Orchestrierungsfähigkeit in Kombination mit einer reibungslosen IT-Integration macht es möglich, eine logistische Herausforderung in einen nachhaltigen operativen Vorteil zu verwandeln.

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