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Le CNM, un acteur clé du pour le développement de la musique et des variétés 

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Le Centre national de la musique (CNM) est un établissement public au service  des acteurs et des actrices de la musique et des variétés. Parmi ses nombreuses missions, le CNM propose un service de conseil et d’orientation destiné aux porteurs de projets liés à la musique. À travers ce dispositif, les conseillers du CNM accompagnent les artistes et les professionnels qui les entourent dans leur structuration professionnelle et leur stratégie de développement. 

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Le challenge avec une prise de rendez-vous manuelle vite dépassée 

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Face à une forte sollicitation et à un volume croissant de demandes, la gestion manuelle des rendez-vous, par téléphone ou e-mail, n’était pas une option possible pour les équipes du CNM. Une première solution de réservation en ligne a donc été mise en place mais celle-ci s’est révélée incomplète. 

Elle ne permettait pas de centraliser les informations autour du rendez-vous, ni d’ajouter des documents ou des notes, éléments essentiels pour un suivi professionnel et individualisé. Les conseillers avaient aussi besoin d’une solution capable de gérer des rendez-vous  " hors les murs " et  dans  des lieux tiers comme des théâtres ou salles de spectacle. 

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Une plateforme complète, connectée et évolutive

Après avoir analysé différentes solutions disponibles sur le marché, le CNM a choisi Agendize. Plusieurs critères ont été déterminants dans ce choix, comme le respect des valeurs d'éco-responsabilité, l’hébergement des données en France et la capacité d’Agendize à s’interfacer facilement avec les outils existants. 

“Agendize est une solution française, le côté éco-responsable et les serveurs hébergés en France [...] Au final, ce sont plein de petits critères qui ont fait la différence.” Corinne Bret Responsable service parcours usagers 

Grâce à Agendize, les conseillers du CNM peuvent désormais : 

• Centraliser toutes les informations relatives aux rendez-vous dans une fiche client ;

• Ajouter des notes collaboratives pour assurer le suivi entre plusieurs entretiens ;

• Intégrer la visioconférence via Teams pour réaliser des rendez-vous à distance ;

• Définir les différentes typologies d’usagers via des tags selon des critères définis en interne ;

Le tout, sans jamais sortir de leur environnement de travail habituel. 

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Des résultats concrets dès les premiers mois 

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Déployée en janvier 2022 après une phase de mise en œuvre débutée en octobre 2021, la solution Agendize a été progressivement adoptée par d’autres services au sein du CNM. 

Aujourd’hui, les rendez-vous sont accessibles uniquement depuis l’espace professionnel sécurisé du site CNM, permettant une pré-qualification en amont. Six thématiques de conseil sont proposées à la réservation, en présentiel ou à distance. 

“ Agendize a été un outil génial pour nous parce qu’il nous permet de nous coordonner à travers une fiche client, de faire des notes et de pouvoir suivre [...] Dans le cadre du développement de l’artiste, ces fameuses notes sont très importantes pour nous. ” 

Un des conseillers réalise l’ensemble de ses rendez-vous à distance avec un créneau type de 30 minutes et une pause de 15 minutes entre chaque rendez-vous pour garder de la flexibilité. En cas de demande urgente, des créneaux supplémentaires peuvent être ajoutés en quelques clics depuis le back-office. 

Et demain ? Le service informatique du CNM envisage d’intégrer prochainement une API pour automatiser l’export et la compilation de rapports d’activité mensuels.

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