Also, was genau verfolgen wir? Hier sind die 7 wichtigsten KPIs, die Sie befolgen sollten, um die Effektivität Ihrer Terminplanungsstrategie zu messen (und wie Sie sie verbessern können).
Konversionsrate Besuch/Terminbuchung
Was ist der Sinn? Dieser KPI misst die Anzahl der tatsächlich vereinbarten Termine im Verhältnis zum Traffic auf Ihren Seiten oder Terminbuchungstools. Mit anderen Worten: Ergreifen Ihre Kunden Maßnahmen?
Zauberformel: Anzahl der vereinbarten Termine ÷ Anzahl der Besucher × 100
Warum ist es wichtig? Ein Werkzeug, das sichtbar, aber nicht benutzt wird, ist wie eine offene Tür hinter einem Vorhang. Dieser Tarif gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihre Reise reibungslos, intuitiv und beruhigend verläuft.
Muss optimiert werden, wenn:
- Die Reise ist zu lang oder zu komplex
- Das Terminplanungstool ist auf deiner Website oder deinen Kanälen schlecht positioniert
- Dem Konversionstrichter mangelt es an Klarheit oder wahrgenommenem Wert
Bonus-Tipps: Testen Sie verschiedene Hooks, CTAs und Standorte, um herauszufinden, was am besten funktioniert. Microchange kann einen großen Unterschied machen.
Rate bei Nichterscheinen
Was ist der Sinn? Es wird nicht mehr präsentiert. Die No-Show-Rate ist Ihr schlimmster Feind, wenn Sie vollständige und nützliche Kalender haben möchten. Dieser KPI misst den Anteil der Kunden, die nicht zu ihrem Termin erscheinen.
Formel: Anzahl der Nichterscheinen ÷ Gesamtzahl der Termine × 100
Warum ist es wichtig? Jeder verpasste Termin ist:
- Verschwendete Zeit
- Eine rasante Geschäftschance
- Ein verschlechtertes Kundenerlebnis
Ziel: es schmelzen lassen (und zwar schnell!).
Besondere Aufmerksamkeit sollte folgenden Punkten gelten:
- Per Terminkanal
- Nach Kundentyp
- Nach Art der Abteilung oder des Teams
The + Agendize: Personalisieren Sie Ihre Erinnerungen entsprechend dem Kundenprofil, um Ihre No-Shows ohne zusätzlichen Aufwand zu reduzieren. Wir haben einen Artikel darüber geschrieben: Nichterscheinen des Kunden, 5 einfache (und automatisierte) Methoden, um die Häufigkeit drastisch zu reduzieren
Umplanungsrate
Was ist der Sinn? Es zeigt Ihnen, wie viele Kunden ihre Termine verschieben, anstatt sie zu verpassen oder abzusagen.
Warum ist es positiv? Weil eine Umplanung bedeutet, engagiert zu bleiben.
Dieser KPI ist auch ein indirekter Indikator für die wahrgenommene Flexibilität Ihrer Terminlösung. Je höher diese Rate ist, desto mehr wissen Ihre Kunden, dass sie Unerwartetes problemlos bewältigen können.
Zu verstärken mit:
- Direkte Links zur Neuplanung in deinen Erinnerungen
- Eine intuitive Oberfläche (mobilfreundlich, wir bestehen darauf)
- Callbots sind rund um die Uhr für weniger digitale Zielgruppen verfügbar
Durchschnittliche Zeit zwischen der Terminvereinbarung und dem tatsächlichen Datum
Was ist der Sinn? Ein Termin, der in 3 Wochen vereinbart wird, bedeutet 3 Wochen, dass das Risiko besteht, dass Sie sich zurückziehen, vergessen werden, Ihre Meinung ändern...
Warum kürzen? Je kürzer der Zeitrahmen, desto mehr profitieren Sie von der herzlichen Absicht des Kunden.
Dieser KPI hilft Ihnen:
- Finden Sie heraus, ob Ihre verfügbaren Slots nahe genug sind
- Passen Sie Ihre Planungsregeln an, um Slots in der Nähe zu priorisieren
Was ist, wenn Sie Spitzentermine haben? Vielleicht ist es an der Zeit, Ihre Ressourcen zu optimieren oder Ihre Öffnungszeiten an bestimmten Stränden zu verlängern.
Durchschnittliche Dauer eines Termins (im Vergleich zum geplanten Termin)
Was ist der Sinn? Wenn Sie die tatsächliche Dauer der Termine mit der geplanten vergleichen, erhalten Sie direktes Feedback zu:
- Qualität der vorgelagerten Qualifizierung
- Die richtige Größe deiner Steckplätze
- Die wahre Arbeitsbelastung Ihrer Teams
Zu lang? Zu kurz? Vielleicht gibt es ein Problem bei der Segmentierung der Arten von Terminen oder einen Mangel an Vorabinformationen.
Füllrate des Tagebuchs
Was ist der Sinn? Dieser einfache, aber äußerst effektive KPI zeigt Ihnen, ob Ihre Teams ihre optimale Kapazität erreicht haben (nicht zu viel, nicht zu viel).
Zu messen an:
- Mannschaft
- Art der Dienstleistung
- Zeitfenster/Wochentag
Die Gewinnkombination: Gute Sichtbarkeit bei dieser Rate + eine automatische Optimierungsmaschine (wie bei uns) = besser verteilte Startplätze, ausgewogenere Teams und eine stetig annehmende Auslastung.
Zufriedenheitsrate nach dem Termin
Was ist der Sinn? Weil eine ehrenvolle Ernennung nicht unbedingt eine erfolgreiche Ernennung ist.
Dieser KPI ist Ihr Kompass für die Anpassung:
- Die zugewiesene Zeit
- Die Begrüßung
- Die Klarheit der bereitgestellten Informationen
- Das allgemeine Kundenerlebnis
Und die gute Nachricht? Sie können dieses Feedback automatisch nach jedem Termin per SMS oder E-Mail einholen.
Weitere wichtige KPIs zur Verfeinerung Ihrer Terminplanungsstrategie
Neben herkömmlichen Indikatoren können andere KPIs die Analyse bereichern und Ihnen helfen, Ihre Geräte besser zu verwalten:
- Konversionsrate der für Termine geöffneten Widgets: identifiziert Reibungspunkte und Aussteiger im Buchungstunnel;
- Durchschnittliche Zeit, die mit dem Termin-Widget verbracht wurde: nützlich, um die Fluidität der Benutzererfahrung zu bewerten;
- Abbruchrate des Ernennungsprozesses: Schlüsselindikator für die Ergonomie des Prozesses;
- Gesamtzahl der online gebuchten Termine pro Monat/Quartal und pro Abteilung: ermöglicht es Ihnen, die Entwicklung der Akzeptanz nach Kanälen zu verfolgen;
- Durchschnittliche Kosten pro gebuchtem Termin (CPA): hilft bei der Optimierung Ihrer Marketinginvestitionen;
- Rate der Termine, die außerhalb der Geschäftszeiten vereinbart wurden: identifiziert erweiterte Öffnungsmöglichkeiten;
- Rate der Neupositionierung von Terminen: wird nach Zeitfenster, Berater oder Wochentag analysiert;
- Zufriedenheit nach dem Termin: ermöglicht es Ihnen, die wahrgenommene Qualität des Erlebnisses zu messen;
- Verteilung der Termine nach Kanälen (Web, Kampagne, Kampagne, QR-Code, Chatbot...): zur Verwaltung Ihrer Kommunikationsaktionen;
- Anzahl der Termine, die von CRC-Mitarbeitern vereinbart wurden: misst die menschliche Leistung parallel zur digitalen Technologie;
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit für die Terminvereinbarung per Telefon oder Chat;
- Durchschnittliche Behandlungsdauer pro Berater: zur Bewertung der Kosten und der Servicequalität;
- Anzahl der Termine pro Berater: HR-Indikator, der für die Anpassung der Zeitpläne nützlich ist;
- Anzahl eingehender Anrufe im Zusammenhang mit der Buchung oder Bestätigung von Terminen;
- Kundenbindungsrate nach einem Termin (30 Tage/90 Tage);
- Rate qualifizierter Termine: misst die Relevanz der generierten Leads;
- Zufriedenheit der Berater mit der Qualität der Termine: ein guter Indikator für Moral und Effizienz.
Schließlich für bestimmte Ereignisse oder Zeiträume:
- Anzahl überschaubarer Termine pro Berater/Tag;
- Teilnahmequote bei Veranstaltungen;
- Anzahl der Bewertungen oder Rücksendungen nach einem Termin;
- Terminvereinbarung nach der Veranstaltung;
- Anzahl der verfügbaren zukünftigen Plätze (pro Mitarbeiter/Team/Filiale);
- Anzahl ungenutzter früherer Steckplätze;
- Termin → Gelegenheit → Konversionsrate des Unternehmens: der Schlüssel für Vertriebsteams.
Die richtigen KPIs treffen die richtigen Entscheidungen
Einen Termin zu vereinbaren bedeutet nicht mehr nur, „einen Platz in einer Tagesordnung einzunehmen“. Es ist eine echte Kundenreise, die es verdient, kontinuierlich gemessen, analysiert und optimiert zu werden.
Und um noch weiter zu gehen? Wir können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten (und alles zu verbessern). Mit unserer Terminplanungslösung profitieren Sie von einem ultravollständigen Cockpit, mit dem Sie all diese KPIs in Echtzeit verwalten können:
- Übersichtliche Dashboards;
- Intelligente Erinnerungen;
- Automatisierte Verwaltung von Spielautomaten;
- Nahtlose Integration mit Ihren internen Tools.
Willst du es mit deinen eigenen Augen sehen? Kontaktieren Sie uns, wir geben Ihnen eine Demo!
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