Politique de confidentialité.

Date de la dernière modification : 21 Octobre 2025

1. préambule

Dans le cadre de ses activités, Agendize collecte et traite vos Données à caractère personnel dans le respect de la loi Informatique et Libertés modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) afin de répondre à vos besoins et vos demandes.
Le présent document a pour but d’expliquer les principes et les engagements d’Agendize en matière de protection des Données à caractère personnel.
Il a notamment pour objectif de vous informer sur :

Les Données à caractère personnel que Agendize collecte et les raisons de ces collectes
La façon dont seront utilisées vos Données à caractère personnel
Vos droits en qualité de personne concernée par nos traitements de données.

2. Quel est le champ d’application de cette politique ?

La Politique concerne toute personne physique en lien avec Agendize.

3. Qui est le Responsable du Traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable des traitements des données à caractère personnel est :

Agendize
33 rue de la République, 69002 Lyon, France
R.C.S Lyon 449 162 403

4. Comment Agendize met en oeuvre la protection des Données à caractère personnel

Agendize répond aux obligations suivantes :

D’intégrer en amont des projets, la protection des données à caractère personnel : “Privacy by Design”

Agendize s’engage à prendre en compte la protection de vos Données à caractère personnel et de votre vie privée dès la conception des services qui vous sont proposés permettant ainsi de minimiser les risques d’un non-respect des principes du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée.

Ainsi, des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées au traitement des Données à caractère personnel sont prises au regard de la finalité recherchée par Agendize dans le traitement envisagé.L’application de ce principe permet aussi de mettre en œuvre des mesures préventives permettant de limiter les risques à l’égard des Données à caractère personnel.

D’assurer par défaut, le plus haut niveau de protection des données à caractère personnel : “Privacy by défault”

Agendize met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à garantir que par défaut, une sécurisation optimale des traitements est organisée et mise en œuvre.

5. Quels sont les traitements, les finalités, les bases légales et les données collectées concernés par cette politique ?

Agendize collecte et traite les données pour les finalités décrites ci-dessous ou précisées lors de la collecte.

Registre des traitements	Finalités	Base légale	Données collectées
Support et accompagnement client
Gestion des interactions avec le support Agendize / Inscription au support	Suivi des demandes de service après-vente formulées par les clients auprès des services professionnels Mise à disposition d’une solution au problème ou à la demande du client	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification Données de vie professionnelle
Suivi demandes support / Ouverture d’un ticket ou demande de contact	Mise à disposition d’une solution au problème ou à la demande du client	Contrat ou mesures précontractuelles Consentement	Données d’identification Données de vie professionnelle
Gestion du projet client	Mise à disposition des livrables convenus avec le client Définition et suivi des prestations assurées auprès des clients par les services professionnels	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification Données de vie professionnelle
Sous-traitance
Enquête de satisfaction	Mise à disposition de retours clients et prospects à destination des clients d’Agendize pour leur propre amélioration continue de service	Consentement	Données d’identification Données de connexion
Conservation des logs	Support client lorsqu’un problème est rencontré Analyse d’incidents et événements de sécurité potentiellement sources de perte, modification ou fuites de données	Intérêt légitime	Données d’identification Données de connexion
Agenda - Prise de rendez-vous	Prise de RDV avec le client par l’utilisateur final	Contrat ou mesures précontractuelles Consentement	Données d’identification Données de vie professionnelle
Historique client (usage de la plateforme)	Accompagnement des clients sur les demandes support technique liées à leurs comptes ou visualisation statistique de l’outil	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification Données de vie professionnelle
Campagnes marketing (sms et emails)	Communication d’informations et d’offres promotionnelles par le client	Consentement Intérêt légitime	Données d’identification
Registre des traitements	Finalités	Base légale	Données collectées
Produit
Gestion des avis clients / prospects	Amélioration continue de nos services	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification
Commerce
Suivi des demandes de contact	Mise en relation avec les équipes commerciales Agendize	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification
Proposition commerciale ou devis	Transmission d’une proposition commerciale ou d’un devis ou prospect	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification
Découverte solution Agendize	Démonstration de la solution Agendize	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification Données de connexion
Gestion des prospects	Développement et gestion d’une éventuelle relation commerciale avec les contacts et les personnes intéressées par les services fournis par Agendize	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification
Gestion des clients	Assurer le suivi, le développement et la gestion de la relation commerciale avec les clients	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification
Registre des traitements	Finalités	Base légale	Données collectées
Marketing
Gestion des cookies	Suivi de l’activité et de l’attractivité du site web	Consentement	Données de connexion
Mise à disposition d’un ebook / livre blanc	Permettre le téléchargement de l’ebook ou livre blanc Assurer la promotion de l’outil et de ses évolutions Renforcer la base de contacts de prospection	Consentement	Données d’identification
Newsletter, communication	Promotion de l’outil et de ses évolutions	Consentement Intérêt légitime	Données d’identification
Ressources humaines
Gestion des recrutements	Identifier, évaluer et sélectionner des candidats pour pourvoir des postes vacants Gérer les candidatures reçues (CV, lettres de motivation, etc.) Organiser les étapes du processus de recrutement (entretiens, tests, etc.) Constitution d’une CVthèque	Contrat ou mesures précontractuelles	Données d’identification Données de vie professionnelle

6. À qui peuvent être communiquées vos Données à caractère personnel ?

Les données collectées sont destinées à Agendize. Vos données sont susceptibles d’être transmises ou communiquées en fonction du traitement concerné :

Aux services internes concernés d’Agendize;
À des destinataires externes à Agendize : Vos données personnelles peuvent être communiquées uniquement aux destinataires habilités et dans la limite nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique. Il peut s’agir notamment de prestataires de services techniques, de partenaires contractuels ou de conseils professionnels qui interviennent pour notre compte et sont soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de sécurité.

Ces prestataires sont des sous-traitants de données à caractère personnel au sens du RGPD et c’est pourquoi les données leurs sont accessibles dans le cadre d’une convention de sous-traitance qui leur impose le respect des principes de cette politique de protection des données personnelles.

Si vous souhaitez obtenir la liste des sous-traitants d’Agendize, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse : dpo@Agendize.com

À des « tiers autorisés », c’est-à-dire les autorités compétentes lorsque la loi l’exige ou pour répondre à des demandes légitimes, notamment dans le cadre de procédures judiciaires, d’obligations légales ou de demandes des autorités publiques.

En aucun cas vos données ne sont cédées, vendues ou louées à des tiers à des fins commerciales sans votre consentement préalable.

7. Vos Données à caractère personnel peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Agendize réalise la plupart des traitements de vos données à caractère personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).
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Dans le cas de transferts de données à caractère personnel hors UE, Agendize veille à ce que ces transferts soient encadrés par une décision d’adéquation ou par des garanties appropriées, conformément aux articles 45 et 46 du RGPD.

8. Pendant combien de temps vos Données à caractère personnel sont-elles conservées ?

La durée de conservation de vos Données à caractère personnel dépend du traitement effectué.
Agendize s’engage à ne pas conserver vos Données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.

Traitements de données	Durée de conservation
Traitements de données	Base active	Archivage intermédiaire
Commerce
Suivi demandes de contact	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
Découverte de la solution Agendize	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
Proposition commerciale ou devis	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat - Données comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Gestion des prospects	- 2 ans après le dernier contact
Gestion des clients	- Durée du contrat	- Durée du contrat - 5 ans après la fin du contrat - Données comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Marketing
Gestion des cookies	- Cookies : 90 jours
Mise à disposition d’un ebook/livre	- Client : Durée du contrat - Prospect : 2 ans après le dernier contact	- Client : 2 ans après la fin du contrat
Newsletter, communications	- Client : Durée du contrat - Prospect : 2 ans après le dernier contact	- Client : 2 ans après la fin du contrat
Produit
Gestion des avis clients/prospects	2 ans
Support et accompagnement client
Gestion des interactions avec le support Agendize / Inscription au support	Durée du contrat	2 ans après la fin du contrat
Suivi demandes support / Ouverture d’un ticket ou d’une demande de contact	Durée du contrat	2 ans après la fin du contrat
Gestion du projet client	Durée du contrat	2 ans après la fin du contrat
Sous-traitance
Historique clients / prospects	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : Durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
Gestion du suivi et de prises de RDV - agenda	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : Durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
Campagnes marketing (sms et emails)	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : Durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
Click to call	- Prospect : 2 ans après le dernier contact - Client : Durée du contrat	- Client : 5 ans après la fin du contrat
File d’attente digitale	Suppression immédiate après réception du client suite à sa file d’attente
Enquête de satisfaction	Enquête de satisfaction
Conservation des logs	Un an
Ressources Humaines
Gestion des recrutements	- Candidats : 2 ans après le dernier contact - Salarié : Durée du contrat de travail	- Salarié : 5 ans après la fin du contrat de travail

9. Comment vos Données à caractère personnel sont-elles protégées ?

Agendize s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données. Les éventuels personnels des sous-traitants sont toujours accompagnés et supervisés par un collaborateur d’Agendize /ou de la direction du système d’informations (DSI) lorsqu’ils accèdent aux serveurs de données.

Nous améliorons sans cesse nos procédures de sécurité au fur et à mesure de l’évolution des technologies afin de maintenir un niveau de protection maximum. Notre personnel et celui de nos sous-traitants ayant accès aux données personnelles sont soumis contractuellement à une obligation de confidentialité.

Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données à caractère personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), Agendize assure respecter l’obligation de notification des violations de Données à caractère personnel, notamment auprès de la CNIL.

10. Quels sont vos droits sur vos Données à caractère personnel ?

Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès d’Agendize les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions et selon le fondement du traitement des données concernées :

Droit d’accès : vous pouvez avoir communication de vos Données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement par Agendize fondés sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime d’Agendize ;
Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour vos Données à caractère personnel ou faire rectifier vos Données à caractère personnel traitées par Agendize fondés sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime d’Agendize ;
Droit d’opposition : vous pouvez exprimer votre souhait que vos Données à caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un traitement dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime d’Agendize. En revanche vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale incombant à Agendize ou dans le cadre de l’exécution d’une mission de service public qui présente des motifs impérieux et légitimes prévalant sur vos droits et libertés ;
Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos Données à caractère personnel, sous réserve de la durée de conservation légale, dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime d’Agendize. En revanche vous ne pouvez pas demander l’effacement des données d’un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale ou de la réalisation d’une mission de service public incombant à Agendize ;
Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos Données à caractère personnel fondés sur votre consentement, l’obligation légale, l’exécution contractuelle ou l’intérêt légitime d’Agendize si vous avez une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition en cours ou si vous estimez le traitement illicite ;
Droit à la portabilité : vous pouvez demander à Agendize de récupérer vos Données à caractère personnel afin d’en disposer uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat. Vous ne pouvez pas bénéficier du droit à la portabilité dans le cas où le traitement est réalisé dans le cadre d’une obligation légale, de l’exécution d’une mission de service public ou de l’intérêt légitime d’Agendize.

11. Comment exercer vos droits sur vos Données à caractère personnel ?

Lors du recueil de vos Données à caractère personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d’exercice de vos droits.

Toute demande exercée dans un cadre ne permettant pas d’éliminer un doute sur l’identité du demandeur doit être accompagnée de la copie d’un justificatif d’identité.

Agendize s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande et dans la mesure où l’exercice de ces droits ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires. Au besoin, ce délai pourrait être prolongé de deux (2) mois en cas de complexité et/ou d’un nombre important de demandes.

Agendize se conforme à ses obligations en matière de protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des usagers et a désigné un Délégué à la Protection des Données.

Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données de la manière suivante :

Adresse postale : AGENDIZE SAS Service Juridique : 12 rue Bégand, 10000 Troyes, France
Courrier électronique : dpo@agendize.com

Par ailleurs, vous conservez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL en adressant vos demandes sur le site :
https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte

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